Zespół zakończył pracę. Winne obydwa wydziały, Marek Szóstak i sąd?

Bezpośrednie przyczyny tej sytuacji, jak wyjaśnia Małgorzata Cichomska-Szczepaniak, sekretarz powiatu gnieźnieńskiego, są dwie. Leżą one po stronie Sądu Rejonowego w Gnieźnie oraz samego Marka Szóstaka. Pośrednio według trzyosobowego zespołu przyczyny leżą też po stronie pracowników wydziału komunikacji i dróg, wydziału organizacyjno-prawnego, a także biura rady.

Starosta Dariusz Pilak wyjaśnia, że wszystkie osoby wymienione w raporcie poprosił o przeczytanie go i odniesienie się do tego, co zawiera. Mają na to jeden dzień. Dzisiaj część wymienionych pracowników Starostwa Powiatowego w Gnieźnie jest na urlopie, decyzję starosta zamierza podjąć do końca tygodnia. Jak mówi, będą to działania z zakresu prawa pracy i nie ma w planie zwoływać specjalnej konferencji prasowej, by poinformować o swoich działaniach jako pracodawcy. W grę mogą wchodzić kary, upomnienia, nagany, nawet zwolnienia.

Procedury obiegu dokumentów w razie potrzeby mają być doprecyzowane i sprawdzone w konsultacji z audytorem wewnętrznym.

Jedną z dwóch bezpośrednich przyczyn, które wymienia zespół do brak prawidłowego zawiadomienia z sądu, które jak mówi M. Cichomska-Szczepaniak powinno być niezwłocznie dostarczone do rady powiatu.

Do Starostwa rzeczywiście wpłynęły dwa pisma, obydwa z 26 października. Jedno zaadresowane do wydziału komunikacji i dróg, mówiło o tym, że ma być podjęty środek karny w postaci zakazu kierowania pojazdami, z treścią wyroku w załączniku. Drugie, zaadresowane ogólnie na Starostwo Powiatowe w Gnieźnie, było to zawiadomienie o zakończeniu postępowania karnego. Z biura podawczego trafiło do wydziału komunikacji, gdyż miało taką samą sygnaturę akt. Przez pracownika wydziału zostało zaklasyfikowane jako nietypowe, trafiło jednak do akt sprawy Marka Szóstaka jako kierowcy, nie radnego.

- Kolejne pisma ani nie zostały precyzyjnie oznaczone co do adresata, ani również treść tych pism nie wskazywała w jakim celu sąd je przysyłał - wyjaśnia Marcin Leśny, radca prawny Starostwa. Wymienia też kolejne pisma, adresowane na radę miasta oraz do przewodniczącej rady powiatu. Prawidłowe zawiadomienie miało dotrzeć z sądu do starostwa dopiero w kwietniu bieżącego roku.

Marcin Leśny podaje przykład prawidłowo zaadresowanego pisma z Prokuratury Rejonowej z 19 lipca 2012, informującego o skierowaniu aktu oskarżenia. Trafiło ono do przewodniczącego rady powiatu i zostało odczytane na sesji.

Prezes Sądu Rejonowego w Gnieźnie jest dziś nieuchwytna.

Zdaniem zespołu zaniechaniem dyrektor wydziału komunikacji było to, że nie przekazała przełożonym informacji o tym, że wpłynął wyrok. Zdaniem wyjaśniających "sprawę Szóstaka", widząc radnego na sesjach rady przez kolejne miesiące mogła zainteresować się tym, czy nie powinny zostać podjęte działania. Według przedstawionego raportu dyrektor nie przekazanie informacji o wyroku skazującym tłumaczyła ochroną danych osobowych. Także pracownicy wydziału komunikacji powinni według ustaleń skierować to pismo z powrotem do biura podawczego.

Zespołowi nie udało się wyjaśnić, dlaczego w wewnętrznym dzienniku korespondencji w Starostwie pismo zostało zewidencjonowane po 11 dniach od jego wpływu.

Kolejnymi winnymi zaniechań według zespołu są pracownicy biura podawczego, którzy powinni byli skonsultować się z przełożonym, żeby mieć pewność do jakiego wydziału skierować pismo z sądu.

- Gdyby każdy z tych pracowników swoje czynności wykonał prawidłowo, nie nastąpiłaby ta sytuacja - mówi sekretarz powiatu gnieźnieńskiego.

Jak dodaje, zaniechań dopuścili się także pracownicy biura rady powiatu, którzy po otrzymaniu zawiadomienia z prokuratury nie monitorowali sprawy.

Drugą przyczyną bezpośrednią, o której mówi Małgorzata Cichomska-Szczepaniak, było to, że sam radny nie powiadomił o wydanym wyroku i nie wniósł o wygaszenie swojego mandatu.